Wat
Inleidend woordje
Het huidig tijdregistratieprogramma Kronos loopt op zn laatste benen, althans wat tijdsregistratie betreft.
In het najaar van 2023 opent zich een nieuwe wereld. Met SynCore als opvolger van Kronos krijgen we er - op zn zachtst uitgedrukt – leuke en nieuwe functionaliteiten bij.
Welke nieuwigheden zijn er voor jou als medewerker?
- De prikklok wuiven we uit. Om te tikken, gebruiken we bij voorkeur onze smartphone. Geen gedoe meer in je klokkaart als je je werkdag in Lembeke start.
- Eén blik op het verlofbord en je weet meteen wie werkt, telewerkt of afwezig is.
- Kom je met je fiets naar het werk? Je registreert het in de app en meteen ben je ook ingetikt.
- Overuren? Je hoeft niet meer te zeuren om je overuren goedgekeurd te krijgen. Je beslist zelf of je je overuren al of niet digitaal laat goedkeuren.
- Ziek? Een simpele klik op je smartphone en je meldt je ziek. Natuurlijk niet vergeten om toch nog eens je leidinggevende op te bellen! Eens je van de huisarts komt, laad je je ziekteattest op.
Welke nieuwigheden zijn er voor jou als leidinggevende?
- De aanvragen of bijwerkingen van je medewerkers krijg je nu driemaal per week in bulk in je mailbox: maandag, woensdag en vrijdag om 15.30 uur. Je ontvangt niet langer te pas en te onpas een melding in je mailbox. Wens je geen mails te ontvangen. Geen probleem. Je kan dagelijks zelf alle aanvragen/bijwerkingen meteen verwerken.
- Je bent enkele dagen afwezig? Dan kan je zelf - na overleg weliswaar met je collega-leidinggevende - een vervanger in SynCore aanduiden. Ben je onverwacht meer dan vijf dagen afwezig, dan - als het automatisch is ingesteld - neemt de collega-leidinggevende het van je over. Kortom, je medewerkers blijven niet langer meer in de kou staan.
- Indien gewenst, kan je je eigen rapporten op maat zelf maken en bewaren.
- In diensten waar er nog op papier wordt gewerkt voor verlofaanvragen, fietsregistratie, overuren verloopt alles ook voortaan digitaal.
- Heb je nog medewerkers die durven mailen over hun klokkaart? Voortaan hebben ze zelf de middelen in handen om bijwerkingen aan te vragen. Als je ze de voorbije tien jaar nog niet hebt opgeleid om transparant via het tijdsregistratieprogramma te werken, dan dringt de tijd.
Wat verandert er ingrijpend voor welbepaalde doelgroepen?
- De medewerkers van de sociale dienst gaan de overstap van vaste werktijden naar werktijden met stam- en glijtijden moeten maken.
- Het bibliotheekpersoneel, de werkmannen van de technische dienst en het schoonmaakpersoneel zal niet alleen hun werktijden moeten tikken. Ze zullen voortaan ook alles digitaal moeten aanvragen of registreren.
- De grootste verandering is voor het personeel van de buitenschoolse opvang en het woonzorgpersoneel. Hun werktijdenregeling zal digitaal ingepland worden. Zij gaan moeten tikken. Zij gaan nu net als het overig personeel alles digitaal moeten aanvragen en registreren.
Doel van het veranderingsproject
1. gebruiksgemak verhogen en transparantie bevorderen
Met Kronos ervaren we doorheen de jaren een aantal digitale beperkingen. Onze werkstijl is geëvolueerd. We werken minder honkvast aan onze werkplek. Een app die onze tiktijden accuraat registreert is meer dan welkom.
2. autonomie en responsabiliseren van medewerkers
Een mooi voorbeeld om de doelstelling te illustreren zijn onze overuren. Dit verloopt ofwel nog op papier met het nodige tijdverlies om dit door de leidinggevende bij te houden. Ofwel verloopt het digitaal waarbij de leidinggevende te veel moet interveniëren in het digitaal goedkeuren. Voortaan zijn het de medewerkers zelf die beslissen of ze hun overuren wel of niet gaan aanbieden ter goedkeuring. Vraag je als medewerker overuren aan om goed te keuren, dan ga je meteen ook de reden van je overuren moeten toelichten.
3. digitaliseren in functie van administratieve vereenvoudiging
Nu zijn er vooral buitendiensten die nog heel wat op papier registreren om het dan digitaal te registreren in het tijdsregistratieprogramma. Dit is dubbel werk en tijd dat de leidinggevende beter kan gebruiken. Je merkt meteen dat het beter kan. Ook het opmaken van werkroosters in de buitenschoolse kinderopvang en in het woonzorgcentrum is tijdrovend. Dit moet digitaal beter aangepakt worden. In de toekomst kan deels zelfroosteren ook een optie tot verbetering worden.
4. verzamelen van personeelsdata voor monitoring als basis voor beleid
Momenteel beschikken we over heel wat personeelsdata dat te weinig gebruikt en gemonitord wordt. In Kronos is het niet gemakkelijk om rapporten te maken. Ook een overzichtelijk verlofbord is niet in één, twee, drie permanent beschikbaar. Kortom, ook op dat vlak is er ruimte voor verbetering.
5. interoperabiliteit met andere softwaretoepassingen
Het is een unieke kans om met één klik op de knop de maaltijdcheques meteen te bestellen volgens de regels van de kunst eens de maand voorbij is. De zaterdag- en zondagprestaties, verstoringstoelagen, woon-werkverkeer met de fiets, ... dat mag allemaal geautomatiseerd vanuit het tidsregistratieprogramma naar het loonverwerkingsporgramma doorstromen.
6. IT-technisch betrouwbare software dat vanaf vaste én mobiele apparatuur toegankelijk is
De gegevens worden niet langer op één van onze vaste servers geplaatst, maar staan in de cloud. Het is voortaan de verantwoordelijkheid van Syntegro voor de back-up van onze data, onze persoonlijke gegevens af te schermen, hackers te slim af te zijn. De cloud-toepassing biedt ons meteen ook het voordeel dat we met een app kunnen werken, we onze microsoft-account gebruiken op onze werklaptop én dat we ook vanaf onze privécomputer thuis ons ziek kunnen melden.
7. juridisch conform de wet, onze rechtspositieregeling en arbeidsreglement
Met deze doelstelling maken we meteen duidelijk dat we onze regels en gewoonten niet gaan veranderen, op enkele uitzonderingen na. Van de gelegenheid gaan we wel gebruik maken om hier en daar de puntjes op de i te plaatsen zodat het duidelijker wordt dat een regel overtreden wordt. Zo zal het nu zichtbaar worden als je meer dan 11 uur op een dag werkt, dat je een afwezigheid minstens twee dagen op voorhand moet aanvragen, dat je actie zal moeten ondernemen als je te laat intikt of te vroeg uittikt, enz.
Eventjes terug in de tijd als venster naar de toekomst
Toen de medewerkers in het jaar 2000 van het stadhuis naar het administratief centrum zijn verhuisd, zijn ze ook meteen overgestapt van vaste werktijden naar stam- en glijtijd. Dit introduceerde "de prikklok" in ons administratief centrum. Ons eerste tijdsregistratieprogramma was dan ook Captor. Dit merk je nog aan de badgelezer. Enkel de personeelsdienst kon de software van Captor gebruiken. Voor de rest gebeurde alles nog via papier of mail om met elkaar te communiceren.
In maart 2011 maakten we de sprong naar Kronos, de overnemer van Captor. Meteen konden al onze computergebruikers, niet alleen in het administratief centrum, hun verlof digitaal aanvragen en hun (overuren)tellers met één blik op het scherm in de gaten houden. Het personeel van vooral de buitenschoolse opvang en de technische dienst was het eerder beperkt tot het centraal registreren van verlof en fietsvergoeding voor woon-werkverkeer. Het verwerken en controleren van maaltijdcheques, zaterdag- en zondagprestaties verliep met accurate gegevens heel wat gestroomlijnder, alsook het recht op verstoringstoelage.
Met de opgebouwde kennis en ervaring uit het verleden trekken we de lijn van digitalisering verder door zodat we nog accurater en efficiënter gaan werken met de beschikbare IT-technologie van vandaag. We zijn er ons goed van bewust dat een aantal medewerkers, het woonzorgpersoneel in het bijzonder, al twintig jaar lang de boot hebben gemist. Daardoor gaan ze een hele grote sprong voorwaarts maken om dit in te halen met de nodige fricties tot gevolg. Om het enigszins te vergemakkelijk is in SynCore ook een meter-/peterschaprol voorzien waardoor je collega in jouw plaats je verlof kan aanvragen.
Voor de medewerkers die al jarenlang met digitale tijdsregistratie vertrouwd zijn, is het een overstap naar de derde generatie software inzake tijdsregistratie. Kortom, als alles naar wens verloopt, wordt nu organisatiebreed éénzelfde digitale tijdsregistratie uitgerold.
Stap voor stap in twee fases
De overgang naar SynCore doen we bewust in twee fasen. De eerste fase voeren we versneld door omdat we op een kritiek punt zijn gekomen dat Kronos van de éne op de andere dag kan uitvallen. Voor de tweede fase nemen we wat meer tijd omdat het voor het personeel en de leidinggevenden een ingrijpende verandering is.
1. fase 1 - najaar 2023
Tijdens deze fase stapt het personeel met stam- en glijtijden en met vaste werktijden van Kronos naar SynCore over. Op het vlak van werktijden wijzigt, met uitzondering van het personeel van de sociale dienst, omzeggens niet veel. Het zal vooral wennen zijn aan de nieuwe manier van tikken. Dit is meteen ook de grootste verandering. De leukste nieuwigheden om te ontdekken zijn de nieuwe look and feel, het laten goedkeuren van je overuren, het verlofbord, de virtuele klok als je je smartphone vergeten ben, het van thuis uit je verlof aanvragen, je ziek melden, ...
>> vanaf maandag 2 oktober 2023 wordt Kronos SynCore <<
De eerste fase is bijna afgerond. Tijd dus om de overstap te maken. We doen dit in drie geleidelijke stappen.
1ste stap: OPLEIDING
In de week van 18 september tot en met 21 september worden de medewerkers en de leidinggevenden van het administratief centrum en de sportdienst opgeleid. Dit zijn medewerkers die nu al in stam- en glijtijden werken, intensief Kronos gebruiken en in SynCore kunnen inloggen met hun Microsoft-werkaccount.
In de week van 26 september tot en met 29 september worden de medewerkers van de sociale dienst, de bibliotheek, de schoonmaakster en de technische dienst opgeleid. De sociale dienst wordt wegwijs gemaakt in de overstap van vaste werktijden naar de werktijdenregeling met stam- en glijtijden. Voor de medewerkers van de bib wordt het tikken in vaste werktijden aangeleerd. Voor de schoonmaakster en de technische dienst wordt stil gestaan bij het tikken via smartphone, het digitaal aanvragen van verlof en wat te doen bij een onverwachte oproep.
2de stap: DUBBEL LOPEN
De medewerkers van het administratief centrum (de medewerkers van de sociale dienst uitgezonderd) en de sportdienst tikken zowel in Kronos als in SynCore. En dit om vlot de overgang naar de derde stap te kunnen maken.
3de stap: MAANDAG 2 OKTOBER 2023
Alle medewerkers, kinderopvangpersoneel en woonzorgpersoneel uitgezonderd, gebruiken vanaf maandag 2 oktober 2023 SynCore. Tot en met zondag 1 oktober 2023 geldt de werktijd in Kronos. Vanaf maandag 2 oktober 2023 geldt de werktijd in SynCore.
2. fase 2 - voorjaar 2024
Het grote voordeel van SynCore, in vergelijking met een aantal andere systemen, is dat planning en tijdregistratie één geïntegreerd geheel vormt. Als er iets in de planning wijzigt, is meteen ook de tijdsregistratie geüpdatet.
Momenteel is het opmaken van werkplanningen een ambachtelijk en tijdrovend werk, als het nu op papier gebeurt of in een tekstverwerkingsdocument of in een excelsheet. In ons bestuur werkt het woonzorgpersoneel en ook wel het personeel van de buitenschoolse opvang met (aangepaste) werkplanningen. Bij het woonzorgpersoneel moeten we aandacht blijven hebben voor de arbeidswet van 1976, onder andere overurenregeling. Bij het personeel van de buitenschoolse opvang zal ook het arbeidsreglement opnieuw onder de loep genomen moeten worden. Daarnaast blijft het een opportuniteit om ook met de wet wendbaar werk aan de slag te gaan. Je leest het al, er is veel werk om alles juist afgestemd te krijgen.
Dit is meteen ook de reden waarom we hier meer tijd voor nemen, ook al omdat het over onze twee grootste personeelsdoelgroepen gaat.
>> vanaf 1 januari 2024 zet de kinderopvang de stap naar SynCore <<
Door de vlotte overstap van Kronos naar SynCore én het voorbereidend planningswerk in de buitenschoolse kinderopvang, zijn we al na de herfstvakantie van 2023 kunnen starten met het participatief traject in de buitenschoolse kinderopvang. Er is bewust gekozen om de buitenschoolse kinderopvang voor het jaareinde in SynCore te implementeren. Zo kan Kronos sneller dan verwacht uitgefaseerd worden.
1ste stap: OPLEIDING
Op woensdag 13 december 2023 zijn de aangeduide planners (onder andere Joke voor Kaprijke en Marianne voor Lembeke) in de buitenschoolse kinderopvang opgeleid om te leren plannen in SynCore met dagshiften.
Op dinsdag 19 december 2023 zijn alle begeleidsters van de buitenschoolse kinderopvang opgeleid om vlot te werken met SynCore zowel op de app als op de computer.
2de stap: PROCEDURE WIJZIGING ARBEIDSREGLEMENT
Gedurende vijftien kalenderdagen vanaf woensdag 13 december loopt de wettelijke procedure om het arbeidsreglement te wijzigen. Het wijzigen van het arbeidsreglement is noodzakelijk om de huidige vaste werktijdenregeling - dat veelal door verschillende actoren als een rem wordt ervaren in de huidige samenlevingscontext - te schrappen. Ze wordt vervangen door een principieel kader waarbinnen een dertigtal dagshiften zijn gereglementeerd. De dagshiften zijn als het ware puzzelstukjes die week aan week tot een weekplanning kunnen gepuzzeld worden, rekening houdend met de prestatiebreuk van elke individuele medewerker afzonderlijk.
In de laatste week van het jaar is er nog digitaal overleg met de vakorganisaties. Nadien wijzigt het college van burgemeester en schepenen het arbeidsreglement, wat de werktijdenregeling van de buitenschoolse kinderopvang, ingrijpend.
3de stap: DUBBEL LOPEN
Om het gewoon te zijn voor de start op 1 januari 2024, tikken de begeleidsters buitenschoolse opvang vanaf woensdag 20 december 2023 bij wijze van proef al in SynCore. Ze worden meteen ook gevraagd om hun vakantiewensen digitaal bekend te maken zodat de planners al aan de slag kunnen met de planning voor na de kerstvakantie.
4de stap: 1 JANUARI 2024
De begeleidsters buitenschoolse opvang gebruiken vanaf 1 januari 2024 SynCore. Tot en met 31 december 2023 geldt de werktijd in Kronos. Vanaf 1 januari 2024 geldt de werktijd in SynCore.
>> vanaf 8 januari 2024 loopt het project SynCore in het woonzorgcentrum <<
1ste stap: opleiding "ZIEKTEMELDING"
maandag 8 januari 2024 om 13.00 uur in woonzorgcentrum of woensdag 17 januari 2024 om 13.00 uur in woonzorgcentrum.
2de stap: kine, ergo en animatie als eersten aan de beurt
Maandag 8 januari 2024 in de namiddag in het woonzorgcentrum de opleiding.
Dinsdag 9 januari 2024 in testfase starten met tikken op smartphone.
Maandag 29 januari 2024 definitief overschakelen naar SynCore.
3. projectbegeleiding
Syntegro heeft Diana Lam als projectmanager (diana.lam@syntegro.be) en Frank Leenaers als teamleader (fl@syntegro.be) aangeduid.
Het veranderingsproject in Kaprijke wordt door onze personeelsdeskundige, Vincent Van Neste (personeelsdienst@kaprijke.be), in goede banen geleid.
De personeelsdeskundige zal nadien ook verder het beheer in SynCore doen. Als back-up van Vincent staan Joris, ict-deskundige, en Katty De Paepe, secretariaat, paraat. Zij volgen mee het veranderingsproject van nabij op. Dit, vanzelfsprekend, allemaal onder het toeziend oog van de algemeen directeur. Afhankelijk van de noodzaak wordt ook Nina, communicatieverantwoordelijke, zijdelings bij het veranderingsproject betrokken.
Tijdens het veranderingsproject worden testgroepen in het leven geroepen. Voor het samenstellen van de testgroepen kiezen we testpersonen met "het juiste profiel" bv. vaste werktijden, werktijden met stam- en glijtijden, medewerkers met twee werktijdenregelingen, medewerkers van de sociale dienst omdat die moeten overstappen naar stam- en glijtijden, medewerkers met zaterdag- en zondagsprestaties, ...
Voor de eerste fase bestaat de testgroep uit:
- Sara, schoonmaak
- Marc, technische dienst
- Luc, technische dienst
- Ria, bibliotheek en secretariaat
- Anja, sociale dienst
- Nina, communicatie
- Annick, bibliotheek en burgerzaken
- Evelyne, financiën
- Kristof, sport
- Sofie, sociale dienst
- Robin, burgerzaken
Voor de tweede fase bestaat de testgroep in de buitenschoolse kinderopvang uit:
- Charlotte, de duizendpoot te Kaprijke
- Ellen, de duizendpoot te Kaprijke
- Joke, de duizendpoot te Kaprijke
- Carine, de hoelahoep te Lembeke
- Marianne, de hoelahoep te Lembeke
De testgroep voor de tweede fase - woonzorgpersoneel - moet nog samengesteld worden. Interesse? Bezorg je kandidatuur aan personeelsdienst@kaprijke.be .
Door de testgroepen zo samen te stellen zijn meteen ook bijna alle leidinggevenden van meet af aan in het veranderingsproject betrokken.
Meer info
Formulier
- 000_verbetervoorstel
- De toepassing van het AR en RPR_glij- en stamtijden
- De toepassing van het AR en RPR_vaste werktijden
- h_001_20230818_SynMobile_handleiding
- Over activeren van de app SynMobile op de smartphone
- Over tikken en verlof aanvragen op de smartphone
- Over ziek melden op de smartphone
- p003_20230920_SynCore_opleiding_medewerkers_AC&sport
- p004_20230920_SynCore_opleiding_leidinggevenden
- p005_20230926_SynCore_opleiding_medewerkers_technische dienst
- p006_20230929_SynCore_opleiding_medewerkers_bibliotheek
- p008_20231213_SynCore_opleiding_planners_kinderopvang
- p009_20231219_SynCore_opleiding_medewerkers_kinderopvang
- p010_20240108_SynCore_opleiding_woonzorgpersoneel_kine-ergo-animatie
Externe Links
- c001_202301_aankondiging personeelsnieuwsbrief_punt 6_priketiquette
- c002_20230720_projectnieuws_beheerders
- c003_20230728_projectnieuws_testgroep
- c004_20230728_projectnieuws_leidinggevenden
- c005_20230818_projectnieuws_testgroep
- c006_20230818_projectnieuws_leidinggevenden
- c007_20230824_projectnieuws_testgroep
- c008_20230824_projectnieuws_leidinggevenden
- c009_20230906_projectnieuws_testgroep
- c010_20230906_projectnieuws_leidinggevenden
- c011_20230914_nieuwsbrief_AC en sport
- c012_20230914_nieuwsbrief_sociale dienst
- c013_20230914_nieuwsbrief_bib
- c014_20230914_nieuwsbrief_technische dienst en schoonmaak
- c015_20231002_nieuwsbrief
- c016_20231213_nieuwsbrief_kinderopvang
- c017_20240105_nieuwsbrief_woonzorgpersoneel
- f001_20221108_MAT_van tijdsregistratie naar digitaal platform
- f002_20230126_MAT_opsplitsing in overheidsopdracht intranet en tijdsregistratie
- f003_20230912_MAT_finale richtlijnen ifv overstap op 2 oktober 2023
- p001_20230808_SynCore_opleiding_medewerkers_testgroep
- p002_20230808_SynCore_opleiding_leidinggevenden
- p007_20231013_SynCore_eerste feedbackmoment
- u001_20110316_cbs_uittreksel_gunning Kronos
- u002_20200227_gr_uittreksel_ICT-raamcontract 2019-2014 stad Brugge
- u003_20230502_cbs_uittreksel_gunning Syntegro
- u004_20230717_cbs_uittreksel_gunning Syntegro_Microsoft Azure
- u005_20231120_cbs_uittreksel_gunning Syntegro_oplevering
- u006_20231113_cbs_uittreksel_overgangsmaatregelen van Kronos naar SynCore
- u006_20231113_vb_uittreksel_overgangsmaatregelen van Kronos naar SynCore
- u007_20231211_cbs_uittreksel_wijziging arbeidsreglement_kinderopvang (voorstel)