personeel - smartphone

Wat

Een smartphone van je werk - Wat moet je weten?

Als lokaal bestuur van Kaprijke voorzien we onze medewerkers van een smartphone met een mobiel abonnement als werkinstrument. We willen dit op een eerlijke en transparante manier toekennen, op basis van de werkelijke noden binnen je functie. Dit helpt je om je job optimaal uit te voeren en draagt bij aan een moderne, digitale dienstverlening.

Om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat kan en mag, zijn er duidelijke afspraken over het gebruik van de smartphone. Deze regels waarborgen niet alleen de werking van het toestel binnen ons wifi-netwerk, maar zorgen er ook voor dat werkmateriaal op een verantwoorde manier wordt gebruikt. Zo heb jij altijd de juiste tools om je werk goed te doen. 

Voor wie geldt deze policy? 

Deze richtlijnen gelden voor alle personeelsleden van het lokaal bestuur Kaprijke (gemeente en OCMW). De afspraken hebben betrekking op: 

• Het toekennen en gebruiken van een smartphone.
• Het telefonie- en datagebruik van het bijbehorende mobiele abonnement.

Deze policy maakt deel uit van het arbeidsreglement en gaat in op 1 april 2024. Alle bestaande overeenkomsten over smartphones en lopende abonnementen worden stapsgewijs afgebouwd, afhankelijk van de looptijd van de huidige contracten, en uiterlijk binnen drie jaar (dus tegen april 2027) stopgezet.

Algemene bepalingen

Als medewerker van het lokaal bestuur Kaprijke krijg je een smartphone, een SIM-kaart en een bijbehorend telefoonnummer ter beschikking. Deze blijven eigendom van het bestuur en zijn bedoeld voor professioneel gebruik. 

Wil je de smartphone ook privé gebruiken? Dat kan! Je mag een eigen SIM-kaart met privé-nummer in het toestel plaatsen, maar dit is volledig op eigen kosten. Hiervoor wordt een vast maandelijks bedrag van €3 euro als voordeel van alle aard met je loon verrekend, wat neerkomt op €108 over 3 jaar. 

Wat betaalt het lokaal bestuur? 

• De aankoop van de smartphone (indien je er een krijgt van het bestuur).
• De SIM-kaart en het professionele telefoonnummer.
• De kosten van het mobiele abonnement voor professioneel gebruik.

Wat bij schade, verlies of diefstal? 

• Herstellingen worden door het bestuur vergoed voor zover de verzekeringsmaatschappij er niet in tussenkomt, tenzij de bij moedwillige schade. 
• Diefstal? Doe aangifte bij de politie en bezorg het proces-verbaal aan de algemeen directeur. 
• Verlies? Het bestuur kan tussenkomen bij een eenmalig verlies, maar niet bij herhaaldelijk verlies.  

Het lokaal bestuur kan je smartphone vervangen, meestal om de drie jaar. Gebruik je liever je eigen toestel? Dat kan, maar de professionele SIM-kaart en het telefoonnummer blijven eigendom van het bestuur en mogen enkel voor werkgerelateerde zaken worden gebruikt. 

Welk profiel heb jij? 

Er zijn twee soorten gebruikersprofielen: een basisprofiel en een intensief profiel. Welke je krijgt, hangt af van je taken en de manier waarop je je smartphone gebruikt binnen je functie. 

Wat houdt elk profiel in? 

(Bovenstaande bedragen worden geïndexeerd en afgerond op 5,00 euro naar boven.)

Voor wie is welk profiel bedoeld? 

Welke functies horen bij het intensief profiel? 

De volgende functies komen automatisch in aanmerking voor het intensief gebruikersprofiel:

• Algemeen directuur
• Afdelingshoofden
• Directeur woonzorgcentrum
• Coördinator Sociale Dienst
• Maatschappelijk werkers
• Communicatieverantwoordelijke
• ICT-deskundige
• Gebouwencoördinator
• Werkleider Technische Dienst
• Coördinator Kinderopvang.

Gebruik je liever je eigen smartphone? 

Als je liever je eigen smartphone gebruikt voor je werk, kan dat, op voorwaarde dat je toestel dual-SIM ondersteunt (via een fysieke SIM en/of eSIM). Dit zorgt ervoor dat je privé- en werknummer netjes gescheiden blijven.

De SIM-kaart en het bijbehorende nummer die je van het lokaal bestuur van Kaprijke krijgt, mogen uitsluitend voor professionele doeleinden worden gebruikt. 

Belangrijk om te weten:

• Het lokaal bestuur biedt geen hulp bij problemen met je eigen toestel. 
• Als je smartphone beschadigd raakt, gestolen wordt of je hem verliest, kan het lokaal bestuur hier niet in tussenkomen. 

Forfaitaire vergoeding

Als je je eigen smartphone voor werk gebruikt, kun je hiervoor een vergoeding krijgen. Hoeveel hangt af van je gebruikersprofiel. 

Je betaalt zelf een verplichte eigen bijdrage van €108,00 per toestel voor het privégebruik. Dit betekent dat als je smartphone minder kosten dan €300 (basisprofiel) of €500 (intensief profiel), je geen recht hebt op de maximale vergoeding. In dat geval krijg je een bedrag gelijk aan de aankoopprijs van je toestel, min €108,00.

Hoe werkt de terugbetaling? 

• Om de drie jaar kun je aanspraak maken op de maximale vergoeding.
• Je moet een aankoopbewijs van een nieuwe smartphone kunnen voorleggen. 
• De vergoeding wordt in één keer uitbetaald. 

Gebruik van de smartphone en het mobiel abonnement. 

Als personeelslid ben je verantwoordelijk voor het zorgvuldig en correct gebruiken van de smartphone en het mobiel abonnement.

Zorgvuldig gebruik van de smartphone

• Behandel je smartphone met zorg en onderhoud deze goed. 
• Bescherm je toestel tegen schade, verlies en diefstal (gebruik een beschermhoes, bewaar het op een droge plaats, laat het niet onbewaakt achter of zichtbaar in een wagen liggen).
• Gebruik de telefoon-app voor vaste telefonie, niet het mobiele nummer. 

Correct gebruik van het mobiel abonnement

• Gebruik het abonnement op een professionele, sociale, ethische en juridische correcte manier. 
• Het toestel is persoonlijk, dus het mag niet worden uitgeleend aan derden. 
• Houd je aan de verbruikslimieten. Bij overschrijding kan je hierover worden aangesproken. 
• Bij vermoedelijk misbruik kan een controle worden uitgevoerd, en bewezen misbruik kan leiden tot terugvordering van de gemaakte kosten.

Wat mag je niet doen met het professioneel abonnement? 

• Telefoneren of sms'en buiten de EU zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. 
• Telefoneren of sms'en naar betalende nummers (zoals 0900-nummers).
• Deelname aan spelletjes, ringtones opvragen, enz. 
• Aankopen doen met het abonnement (zoals tickets voor het openbaar vervoer).

Gebruik tijdens het rijden

• Gebruik je smartphone enkel handenvrij tijdens het rijden of fietsen. 
• Boetes voor onjuist gebruik van de smartphone in het verkeer zijn altijd voor eigen rekening. 

Controle op telefonie- en dataverkeer

Wij respecteren de privacy van onze personeelsleden en voeren enkel controles uit die noodzakelijk en evenredig zijn om misbruik te voorkomen. 

Globale controle

• Er wordt een algemene controle uitgevoerd op oproepnummers, gespreksduur, gesprekskosten en dataverbruik, om misbruik te voorkomen.
• Er worden geen inhoudelijke controles uitgevoerd op telefoongesprekken en sms-berichten. 

Nader onderzoek bij vermoeden van misbruik

• Indien er op basis van een globale controle een vermoeden van misbruik of overtreding ontstaat, kan de algemeen directeur een nader onderzoek instellen. 
• Inhoudelijke controle van telefoongesprekken of sms-berichten kan uitsluitend plaatsvinden met de uitdrukkelijke toestemming van het betrokken personeelslid. 

Wij streven naar een correct en verantwoord gebruik van de ter beschikking gestelde middelen en rekenen op het professionalisme van elk personeelslid. 

Schorsing en einde van de tewerkstelling

Bij tijdelijke of definitieve stopzetting van je tewerkstelling gelden deze afspraken:

Schorsing van de tewerkstelling

• Contractuele personeelsleden moeten de smartphone en SIM-kaart inleveren bij schorsing zonder loonbehoud. 
• Voor statutaire personeelsleden geldt hetzelfde bij onderbreking van de arbeidsprestaties zonder loonbehoud. 

Beëindiging van de tewerkstelling

• Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst moet de smartphone onmiddellijk worden ingeleverd. 

We rekenen op de medewerking van alle personeelsleden om deze afspraken correct op te volgen.