Wat

De gemeente beschikt over een ruim aanbod aan materiaal dat ter beschikking wordt gesteld voor verhuur. Het gebruik van dit materiaal is onderworpen aan het gebruikers- en retributiereglement. Het aanbod omvat onder meer sportmateriaal, evenementenmateriaal, materiaal ter ondersteuning van verenigingen en verkeerssignalisatie.

!!LET OP:
Dient u een aanvraag in via het evenementenformulier en beslist het bestuur dat een politiereglement noodzakelijk is, dan hoeft u zelf niet in te staan voor de verkeerssignalisatie. In dat geval zorgt de technische dienst voor het nodige materiaal en plaatst dit ter plaatse.

Voor innames van het openbaar domein of voor signalisatie van werken staat u wél zelf in voor de reservatie en afhaling van het benodigde materiaal.

Voorwaarden

Het gebruik van gemeentelijk materiaal is toegestaan voor verenigingen, particulieren en bedrijven, op voorwaarde dat het materiaal wordt ingezet voor activiteiten op het grondgebied van Kaprijke die niet tot de privésfeer behoren en/of een maatschappelijke meerwaarde hebben voor een ruimer publiek.

Daarnaast kunnen ook andere Meetjeslandse gemeentebesturen materiaal ontlenen. Dit kan enkel nadat hun eigen materiaal is uitgeput en gebeurt volgens de tarieven en reglementen die binnen het betrokken gemeentebestuur van toepassing zijn. Indien van toepassing kunnen zij het materiaal verder doorverhuren of uitlenen.

Hoe aanvragen?

KLIK EN RESERVEER

Timing

Reservatie van materiaal kan gebeuren ten vroegste 6 maand tot ten laatste vijf werkdagen voor de activiteit via de online tool. Indien nodig kan ondersteuning per mail of telefoon geboden worden door de behandelende diensten.

De aanvrager

De aanvrager is meerderjarig of wordt vertegenwoordigd door een ouder of voogd. Organisaties worden vertegenwoordigd door een meerderjarige.

Gemeentelijke activiteiten en activiteiten van het OCMW hebben voorrang op andere organisaties. De diensten voeren uiterlijk 3 maand voorafgaand aan het evenement hun aanvraag in. Dit heeft tot gevolg dat aanvragers van niet-gemeentelijke activiteiten tot 3 maand voor het evenement nog bericht van annulering kunnen ontvangen om deze reden.

Betaling

Indien de factuur niet betaald wordt voor de uiterlijke betaaldatum dan wordt de reservatie geannuleerd en het gereserveerde materiaal terug vrijgegeven.

Reservatie van materiaal impliceert het aanvaarden van het gebruikersreglement en de retributies.

Annulering

Annulering moet gebeuren via het online reservatiesysteem. Tot wanneer dit op punt staat gebeurt annulering per mail.

Bij annulering minder dan 20 kalenderdagen voor het gebruik wordt een annuleringsvergoeding aangerekend.  De annuleringsvergoeding is ook van toepassing indien enkel gratis materialen geleend worden.

Wanneer er niet-afgehaald wordt op de afgesproken dag en plaats dan wordt dit aanzien als laattijdige annulering.

Indien de annulering een gevolg is van overmacht, kan de verantwoordelijke besluiten om de annuleringsvergoeding niet aan te rekenen.

Indien Gemeente Kaprijke door overmacht de toegezegde materialen niet ter beschikking kan stellen, zullen de betaalde sommen aan de gebruiker worden terugbetaald. De gebruiker kan geen schadevergoeding eisen.

Ophaling

Ophalen van materiaal gebeurt ten vroegste 1 werkdag voor de verhuur. Terugbrengen van materiaal gebeurt uiterlijk 1 werkdag na de verhuur. Het exacte uur en locatie wordt afgestemd met de gemeentelijke verantwoordelijke.

Bij afhaling van het materiaal legt de aanvrager de bevestigingsmail (digitaal of afgedrukt) en een geldige identiteitskaart voor.

De aanvrager staat zelf in voor transport, laden en lossen van het materiaal, na afspraak met de verantwoordelijke en volgens de aangeleverde instructies en afspraken. Het materiaal moet worden afgehaald in een gesloten voertuig of voldoende afgedekt en beschermd. Uitzonderingen kunnen enkel in onderling overleg.

In afwijking op de regeling rond leveringen staat de technische dienst kosteloos in voor het brengen en afhalen van de volle en correct geladen nadarwagen. Laden en lossen van de nadarelementen blijft ten laste van de organisator. Ander vervoer is in noodzakelijke gevallen mogelijk na afspraak en volgens het tarief van occasionele prestaties.

KLIK EN RESERVEER

Kostprijs

Per reservatie wordt 100 euro borg aangerekend. Gemeentelijke activiteiten, activiteiten van het OCMW en AGB zijn vrijgesteld van betaling van borg. 

De materialen zijn te huren per dag. Er wordt huur aangerekend voor elke dag dat de aanvrager het goed tot beschikking heeft. Indien er afgehaald wordt de laatste werkdag voor het gebruik en teruggebracht de eerste werkdag na het gebruik dan zijn de dag van ophalen en afhalen kosteloos. Dit wordt dan duidelijk bij de reservatie vermeld. Indien er op vraag van de gemeentediensten een andere dag wordt afgesproken dan worden deze extra dagen eveneens niet in rekening gebracht.

TARIEVEN

Materiaal dat niet in bovenstaande lijst vermeld is, is gratis.

Bij te laat binnenbrengen van materiaal worden de extra dagen huur in rekening gebracht met een minimum van 15 euro per dag (ook indien enkel gratis materiaal werd gehuurd).

Onvoorziene bijkomende inzet van de technische dienst m.b.t. laden, lossen, correct herstapelen, rij-uren, e.a. worden aangerekend volgens het tarief ‘occasionele prestaties’, met een minimum van 30 minuten per interventie.

De annuleringsvergoeding bij annulering minder dan 20 dagen voorafgaand aan de verhuurdatum behelst de volledige verhuurkost, met een minimum van 15 euro.

Wat heb ik nodig

Bij afhaling brengt u de bevestiging mee en uw identiteitskaart.