Gemeente Gemeente Kaprijke

Vieringen en recepties naar aanleiding van bijeenkomsten van jarigen en in het kader van bestaansverjaardagen van verenigingen

Het gemeentebestuur biedt een receptie aan, aan veertigjarigen, vijftigjarigen, zestigjarigen, en vanaf vijfenzestigjarigen per vijf bijkomende jaren. Kaprijkse verenigingen die hun bestaansverjaardag vieren, eventueel gekaderd in een feestweekend, voor zover dit de vijfentwintigste, vijftigste, zestigste, zeventigste, vijfenzeventigste, tachtigste, of latere verjaardagen per tien bijkomende jaren betreft maken eveneens aanspraak op een viering.

Voorwaarden

Het betreft recepties op gemeentelijke locaties of locaties van het AGB gehuurd door de gemeente, waarvan de organisatie in handen is van de gemeentelijke diensten.

Het betreft recepties tot maximum vijfenzeventig aanwezigen.

Er is geen (vervangende) toelage voorzien voor organisaties die de receptie in eigen beheer willen organiseren en/of op een locatie naar keuze.

Organisatoren die hun receptie kaderen in een groter feestweekend én hiervoor een projectsubsidie krijgen van 1000 of 500 euro kunnen geen aanspraak maken op de gratis receptie.

Hoe aanvragen

De aanvraag moet de diensten bereiken minstens zes weken voor het evenement.

Organisatoren vragen een receptie aan via mail, brief of bij voorkeur via het formulier op de website. In de aanvraag worden minstens volgende gegevens meegedeeld:

1° naam contactpersoon

2° adres contactpersoon

3° gsm-nummer contactpersoon

4° e-mailadres contactpersoon

5° eventueel naam van de vereniging

6° soort receptie (bv. vijftigjarigen, vijfentwintigjarig bestaan,…)

7° geschat aantal aanwezigen (indien reeds gekend)

8° voorkeurdatum en –uur

9° voorkeurlocatie (Kaprijke of Lembeke)

10° informatie over feestweekend en de toekenning van een projectsubsidie

Vervolgens wordt door de diensten nagegaan of op de gevraagde datum een locatie beschikbaar is en het college van burgemeester en schepenen nog geen andere verplichtingen heeft. Indien het moment niet lukt, wordt in overleg een nieuw moment en/of locatie gezocht. Communicatie hierover verloopt bij voorkeur per mail.

De organisatie staat zelf in voor het uitnodigen van de genodigden en de pers. De gemeentelijke diensten kunnen, omwille van de privacywetgeving, geen adres-gegevens verstrekken

Het definitief aantal aanwezigen wordt door de organisatoren aan de diensten doorgegeven per mail, ten laatste 2 weken voor het evenement.

Regelgeving

LINK naar de bekendmaking

Uitzonderingen

Aanvragen voor recepties die buiten het toepassingsgebied van dit reglement vallen, of een uitzondering vragen op dit reglement worden geagendeerd op een collegezitting ter behandeling.