Gemeente Gemeente Kaprijke

Uitlenen van materiaal

Wat

Een ruim aanbod materiaal in het bezit van de gemeente leent zich tot verhuur. Gebruik van dit materiaal is onderworpen aan een gebruikers- en retributiereglement. Dit betreft sportmateriaal, materiaal voor evenementen en ter ondersteuning van de werking van verenigingen, en verkeerssignalisatie.

!! LET OP: deed u een aanvraag via het evenementenformulier, en beslist het bestuur dat een politiereglement noodzakelijk is, dan hoeft u zelf niet in te staan voor deze signalisatie. De technische dienst voorziet het nodige materiaal in dat geval op de locatie. Voor innames openbaar domein, of signalisatie van werken doet u zelf de reservatie en afhaling.

 

Voorwaarden

Gebruik van het materiaal is toegestaan aan verenigingen, particulieren en bedrijven voor zover het materieel nodig is voor activiteiten op het grondgebied Kaprijke die niet tot de privésfeer behoren en/of een maatschappelijke relevantie naar een ruimer publiek hebben.

Andere Meetjeslandse gemeentebesturen kunnen materiaal uitlenen en eventueel doorverhuren of uitlenen volgens de bij hen geldende tarieven en reglementen na uitputting van hun eigen materiaal.

 

Hoe aanvragen

 

KLIK EN RESERVEER

 

Timing

Reservatie van materiaal kan gebeuren ten vroegste 6 maand tot ten laatste drie werkdagen voor de activiteit via de online tool. Indien nodig kan ondersteuning per mail of telefoon geboden worden door de behandelende diensten.

De aanvrager

De aanvrager is meerderjarig of wordt vertegenwoordigd door een ouder of voogd. Organisaties worden vertegenwoordigd door een meerderjarige.

Gemeentelijke activiteiten en activiteiten van het OCMW hebben voorrang op andere organisaties. De diensten voeren uiterlijk 3 maand voorafgaand aan het evenement hun aanvraag in. Dit heeft tot gevolg dat aanvragers van niet-gemeentelijke activiteiten tot 3 maand voor het evenement nog bericht van annulering kunnen ontvangen om deze reden.

Betaling

Indien de factuur niet betaald wordt voor de uiterlijke betaaldatum dan wordt de reservatie geannuleerd en het gereserveerde materiaal terug vrijgegeven.

Reservatie van materiaal impliceert het aanvaarden van het gebruikersreglement en de retributies.

Annulering

Annulering moet gebeuren via het online reservatiesysteem. Tot wanneer dit op punt staat gebeurt annulering per mail.

Bij annulering minder dan 20 kalenderdagen voor het gebruik wordt een annuleringsvergoeding aangerekend.  De annuleringsvergoeding is ook van toepassing indien enkel gratis materialen geleend worden.

Wanneer er niet-afgehaald wordt op de afgesproken dag en plaats dan wordt dit aanzien als laattijdige annulering.

Indien de annulering een gevolg is van overmacht, kan de verantwoordelijke besluiten om de annuleringsvergoeding niet aan te rekenen.

Indien Gemeente Kaprijke door overmacht de toegezegde materialen niet ter beschikking kan stellen, zullen de betaalde sommen aan de gebruiker worden terugbetaald. De gebruiker kan geen schadevergoeding eisen.

Ophaling

Ophalen van materiaal gebeurt ten vroegste 1 werkdag voor de verhuur. Terugbrengen van materiaal gebeurt uiterlijk 1 werkdag na de verhuur. Het exacte uur en locatie wordt afgestemd met de gemeentelijke verantwoordelijke.

Bij afhaling van het materiaal legt de aanvrager de bevestigingsmail (digitaal of afgedrukt) en een geldige identiteitskaart voor.

De aanvrager staat zelf in voor transport, laden en lossen van het materiaal, na afspraak met de verantwoordelijke en volgens de aangeleverde instructies en afspraken. Het materiaal moet worden afgehaald in een gesloten voertuig of voldoende afgedekt en beschermd. Uitzonderingen kunnen enkel in onderling overleg.

In afwijking op de regeling rond leveringen staat de technische dienst kosteloos in voor het brengen en afhalen van de volle en correct geladen nadarwagen. Laden en lossen van de nadarelementen blijft ten laste van de organisator. Ander vervoer is in noodzakelijke gevallen mogelijk na afspraak en volgens het tarief van occasionele prestaties.

 

 

KLIK EN RESERVEER

 

 

 

Kostprijs

Per reservatie wordt 100 euro borg aangerekend. Gemeentelijke activiteiten, activiteiten van het OCMW en AGB zijn vrijgesteld van betaling van borg. 

De materialen zijn te huren per dag. Er wordt huur aangerekend voor elke dag dat de aanvrager het goed tot beschikking heeft. Indien er afgehaald wordt de laatste werkdag voor het gebruik en teruggebracht de eerste werkdag na het gebruik dan zijn de dag van ophalen en afhalen kosteloos. Dit wordt dan duidelijk bij de reservatie vermeld. Indien er op vraag van de gemeentediensten een andere dag wordt afgesproken dan worden deze extra dagen eveneens niet in rekening gebracht.

TARIEVEN

Materiaal

Verenigingen

Particulieren en ondernemers

Tafel / statafel

0,25 euro

0,4 euro

Stoel

0,10 euro

0,15 euro

Projector

10 euro

15 euro

Terrasverwarmer

10 euro

15 euro

Doek statafel (ongewassen terug indienen)

6 euro

6 euro

Materiaal dat niet in bovenstaande lijst vermeld is, is gratis.

Bij te laat binnenbrengen van materiaal worden de extra dagen huur in rekening gebracht met een minimum van 15 euro per dag (ook indien enkel gratis materiaal werd gehuurd).

Onvoorziene bijkomende inzet van de technische dienst m.b.t. laden, lossen, correct herstapelen, rij-uren, e.a. worden aangerekend volgens het tarief ‘occasionele prestaties’, met een minimum van 30 minuten per interventie.

De annuleringsvergoeding bij annulering minder dan 20 dagen voorafgaand aan de verhuurdatum behelst de volledige verhuurkost, met een minimum van 15 euro.

Wat heb ik nodig

Bij afhaling brengt u de bevestiging mee en uw identiteitskaart.